SALES FORCE AUTOMATION (SFA)

Dengan berkembangnya dunia informasi dan teknologi yang sangat cepat dalam era teknologi informasi ini, membuat para pelaku bisnis harus selalu meningkatkan daya saing dengan cara memanfaatkan keunggulan teknologi yang tepat dan efisien. PT WISTARA DUTA INDONESIA dengan konsep Creatif Solution merupakan jawaban dari kebutuhan akan kualitas, efektitas dan kecepatan layanan berbasis Informasi Teknologi terhadap pelanggan bisnis kami. PT WISTARA DUTA INDONESIA sebagai konsultan bisnis yang cerdas dan kreatif telah banyak membantu perusahaan untuk menghasilkan keuntungan bisnis yang berkelanjutan dengan penerapan investasi pada teknologi yang tepat, optimalisasi nilai informasi, peningkatan mutu aset intelektual dan menempatkan perusahaan klien kami selaras dengan lingkungan bisnis yang berkembang. Kekuatan kami adalah tim kami dari profesional yang berpengalaman yang sangat terlatih dan berdedikasi spesialis bisnis dan teknologi. Penekanan bisnis kami didasarkan pada hubungan yang benar dan jujur dengan klien kami, dimana kami dapat membantu dalam merencanakan, mengembangkan dan menyebarkan aplikasi bisnis strategis dan solusi teknologi. Fokus kami adalah untuk membantu meningkatkan produktifitas pelanggan dan meningkatkan daya saing lokal dan global dalam industri mereka. Kami berusaha keras untuk memastikan bahwa kami mengoperasikan dan memelihara layanan kami pada kualitas tertinggi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, dan berstandar nasional.

Salah satu dari produk kami adalah SFA.

Ringkasan Produk :

Kegiatan distribusi dan penjualan produk memiliki peranan cukup penting, karena dari kegiatan ditribusi dan penjualan tersebut barang-barang kebutuhan konsumen dari produsen dapat sampai ke konsumen. Akan tetapi dalam kenyataannya, proses distribusi, terutama proses penjualan produk, perusahaan-perusahaan retail yang dilakukan selama ini, kebanyakan masih menggunakan proses secara konvensionalatau proses secara manual.

Akibatnya staff penjualan harus melakukan pencatatan dan pembuatan dokumen di lapangan secara manual (Tanda terima, Faktur, bukti order dan lain-lain) sesuai transaksi yang dilakukan.

Sore harinya, data yang ditulis secara manual tersebut diserahkan ke kantor dan masih perlu direkap secara manual sebagai bagian dari pelaporan hasil kegiatanpenjualan hari itu. Selanjutnya dokumen manual yang diserahkan akan dimasukkan ke komputer oleh staff yang umumnya baru dilakukan keesokan hari.

Maka dengan berkembangnya teknologi mobile sekarang ini, kegiatan pemesanan barang termasuk dalam Sales ForceAutomation ( SFA ), dapat dilakukan secara lebihluas dan maksimal, sehingga proses penjualan produk serta manajemen produk pesanan dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien.

Mekanisme operasi penjualan seperti ini menimbulkan banyak masalah, seperti :

1. Waktu processing yang lama di outlet sangat mengurangi produktifitas staff penjualan, antara lain karena staff tersebut :

2. Waktu yang cukup lama untuk pembuatan rekap penjualan dan pemesanan saat kembali ke kantor.

3. Tingkat kesalahan yang relative tinggi, karena human proses entry data ke komputer oleh staff kantor.

4. Adanya “time-lag” yang cukup lama sebelum data dokumen di-entry ke computer, dimana data di komputer akan berbeda dengan keadaan sebenarnya sehingga tidak up-to-date.

Masalah-masalah tersebut akan mengurangi efektifitas dan efisiensi kegiatan penjualan, dan bahkan berpotensi menimbulkan masalah dengan pelanggan dan stok barang.

SALES FORCE AUTOMATION 

Perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi memungkinan untuk melalukan akses dan atau pemrosesan informasi dan transaksi secara mobile, langsung dari lokasi outlet. Hal ini dimungkinkan dengan telah dikembangkannya peralatan portable (mobile devices) yang sangat menunjang efektifitas users dalam melakukan kegiatan operasinya dilokasi kegiatan tersebut. Mobile devices ini secara umum dituntut untuk mampu memenuhi aspek Ergonomy, Reliability, Functionality dan Connectivity dengan baik. Benefit dan efektifitas penerapan solusi seperti ini cukup tinggi dan mendapat response yang sangat positif dari market, sehingga saat ini ” SALES FORCE AUTOMATION” mulai berkembang menjadi suatu area spesialisasi penting dalam Teknologi Informasi. Perkembangan ini sangat sejalan dengan visi kami dalam perkembangan Teknologi Informasi, terutama dalam pengembangan SALES FORCE AUTOMATION.

SALES FORCE AUTOMATION ini juga menjadi jawaban yang tepat untuk mengatasi permasalahan yang timbul pada operasi penjualan secara konvensional, Dalam penerapan SFA, staff penjualan menggunakan perangkat mobile devices Smartphone berbasis Android dan optional menggunakan Mobile Printer untuk cetak hasil transaksi/penjualan pada saat kunjungan (sales-visit), sehingga akses dan pemasukan data dilakukan dengan mobile devices tersebut. Hal ini didukung lebih jauh dengan kemampuan melakukan sinkronisasi data secara Real Time dan Full Online antara Mobile Devices dan Servers.

Berikut komponen dan uraian perangkat di dalam layanan SFA kami:

* Aplikasi Mobile SFA

Adalah software aplikasi yang ditanam di dalam SMARTPHONE berbasis ANDROID yang dibawa oleh para sales dan untuk optional dilengkapi dengan MOBILE PRINTER. Aplikasi ini berfungsi untuk mengirimkan seluruh data transaksi dan penerimaan pembayaran yang dilakukan oleh staff sales ke server. Dan optional, Aplikasi ini juga mampu untuk mencetak Tanda Terima, Faktur, Bukti Order, Nota Pembayaran dengan Mobile Printer.

* Modul Control & Monitoring

Adalah modul aplikasi yang digunakan oleh managemen kantor untuk memonitor aktifitas para sales di lapangan dan melakukan kendali kerja sales di lapangan. Diharapkan kegiatan para sales di lapangan akan terlihat jelas kapan mereka transaksi dan berapa transaksinya secara Online dan Real Time. Dengan modul ini maka managemen kantor dapat memonitor hasil dan kinerja para sales di lapangan.

* Modul SERVER Gateway

Adalah modul aplikasi yang berfungsi untuk melakukan sinkronisasi dengan database Sistem kantor secara online & realtime. Server Gateway sangat aman untuk Sistem yang telah berjalan saat ini. Sehingga tidak mengganggu aktifitas server ataupun software yang sedang berjalan. Untuk itu modul interface ini terletak diluar server sebagai filter.

                                                                    Gambar Topology

Secara ringkas gambaran operasi penjualan pada SFA dapat diuraikan sebagai berikut:

a. Staff penjualan membawa mobile devices yang dapat secara langsung mengakses data-data relevant, seperti:

- Data Produk, baik data master maupun stock.

- Data pelanggan yang akan dikunjungi, termasuk history maupun outstanding transcation yang masih ada, dan lain-lain.

b. Di tempat pelanggan, staff penjualan akan langsung melakukan pemasukan data dari transaksi penjualan yang terjadi:

- Memberikan info pelanggan, seperti “status kredit”, pembelian sebelumnya termasuk harga beli terakhir dan lain-lain.

- Melakukan perhitungan discount, jumlah tagihan, dan lain-lain.

- Melakukan pencetakan dokumen, seperti tanda terima, faktur, bukti order dan lain-lain

- Mengupdate data sisa stock yang dibawa jika terjadi transaksi penyerahan barang.

c. Sinkronisasi data dengan host application dilakukan secara full online dan otomatis.

Gambar. Metode Transaksi Dari uraian di atas, sudah dapat diketahui besarnya peningkatan efektifitas dan efisiensi operasi penjualan dengan penerapan solusi SFA:

- Waktu processing yang jauh lebih singkat, khususnya di tempat pelanggan.

- Server terpusat yang aman dan online 24 jam, sehingga memungkinkan, sales yang diberikan akses bisa secara langsung memonitor transaksi secara online dimana saja, termasuk pihak managerial.

- Mereduksi penyimpangan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

- Tingkat akurasi data yang tinggi, sehingga data-data yang masuk dapat diyakini kebenarannya.

- Operasi penjualan yang lebih konsisten dengan policy karena tersedianya info pelanggan pada devices, misalnya mengenai credit limit, konsistensi harga dan lain-lain.

- Data yang lebih up-to-date pada host application yang akan menunjang pengambilan keputusan operasional dengan lebih baik.

- Secara tidak langsung, point di atas mendukung peningkatan kepuasan pelanggan.

- Akan meningkatkan bukan hanya produktifitas dan performance staff penjualan.

Apabila diperlukan suatu penjelasan lebih lanjut, mohon dapat menghubung :

PT. Wistara Duta Indonesia
Sidoarjo Jawa Timur
Indonesia

Agus Sumariyanto 

Phone : 081703893071
e-mail : agus@wistara.com
Office
Hot line : 081269977555
phone    +62 31 8555799, 
faximile  +62 31 8553799